Team, Office und Remote Working Software auswählen und implementieren

Team- und Office-Software beinhaltet Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Werkzeuge für Präsentation und Team-Zusammenarbeit an verteilten Orten (Home working, Remote working, Externe).

Ziele für den Einsatz von Team- und Office-Software

Auch für das scheinbar einfache Projekt zur Implementierung einer neuen Team- und Office-Software sollten Sie Ziele und Rahmenbedingungen definieren (siehe Projektauftrag).

Sie sollten die Gelegenheit nutzen und im Rahmen der Implementierung Schwachstellen in der Organisation verbessern. Die Analyse der Ist-Situation hilft Ihnen die Probleme und Schwachstellen sichtbar zu machen.

Mögliche Ziele könnten sein:

• Die Team- und Office-Software unterstützt die Mitarbeiter bei:
  • Effiziente persönliche Arbeitsorganisation
  • Team-Zusammenarbeit
  • Zusammenarbeit mit externen Parteien (Kunden, Lieferanten, Partnern)
  • Nutzung auf verschiedenen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) und Orten (Büro, Home-Office, unterwegs) möglich

• Die Team- und Office-Software ermöglicht dem Unternehmen:
  • Sichere Datenspeicherung und sicherer Datenaustausch
  • Nutzung von Standard-Dateiformaten um die Abhängigkeit von einem bestimmten Produkt zu vermeiden
  • Unternehmensspezifische Vorlagen unterstützen die Geschäftsprozesse und Vorgaben
  • Reduktion des Reiseaufwandes durch Nutzung von Video/Web-Meetings

Anforderungen an die Lösung

Die Anforderungen sollten Sie an den Bedarf Ihres Unternehmens anpassen und in einem Lastenheft dokumentieren (siehe Lastenheft-Erstellung).

Funktionale Anforderungen

Dokumente erstellen und bearbeiten

Die Lösung bietet Funktionen für

• Textverarbeitung
• Tabellenkalkulation
• Erstellen und Vorführung von Präsentationen
• Erstellen und Betrachten von PDF Dokumenten

Die Lösung unterstützt das Einlesen und Speichern der Dateiformate DOC/DOCX, XLS/XLSX, PDF, PPT. Bei einer Umwandlung in ein anderes Dateiformat bleibt die ursprüngliche Formatierung erhalten.

E-Mail Kommunikation

Die Lösung beinhaltet eine E-Mail-Client-Software zum

• Empfangen und Lesen von E-Mails
• Verwalten von E-Mails (Ordner)
• Erstellen und Senden von E-Mails

Optional ist eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit definierten Sendern/Empfängern möglich.

Optional unterstützt eine Webmail-Lösung das Empfangen, Lesen, Schreiben und Senden von E-Mails mit folgenden Anforderungen:

• Mail-Portal kann auf PCs, Tablet und Smartphones mit einem Browser verwendet werden
• Bei der Nutzung werden keine Daten auf dem Endgerät gespeichert
• Der Zugriff auf das Mail-Portal kann mit einer 2-Faktor-Authentifizierung geschützt werden

Zentrale Dateiablage

Die Lösung unterstützt die zentrale Ablage von Dateien:

• Zugriff durch berechtigte Personen im Unternehmen und berechtigte externe Partner
• Die Zugriffsrechte (Lesen, Schreiben) können auf bestimmte Benutzer-Gruppen eingeschränkt werden
• Schneller und einfacher Zugriff auf die Dateien möglich
• Upload und Download auf das lokale Endgerät (Windows 10 PC) wird unterstützt

Kalender und Terminvereinbarungen

Die Lösung bietet eine Kalenderfunktion und unterstützt folgende Anforderungen:

• Persönlicher Kalender pro Mitarbeiter
• Termine können für eine Gruppe von Mitarbeitern geplant werden
• Externen Personen können zu Terminen eingeladen werden
• Zu Terminen eingeladene Personen können die Teilnahme zu/absagen
• Räumlichkeiten für Termine können verwaltet werden

Webmeetings, Video-Konferenzen

Die Lösung unterstützt die Planung und Durchführung von Webmeetings/Video-Konferenzen mit folgenden Anforderungen:

• Standard-Hardware (z.B. im Notebook eingebaute Mikrofone und Webcams) wird unterstützt
• Im Webmeeting kann jeder Teilnehmer seinen Bildschirminhalt präsentieren (ggf. nach Freigabe durch den Moderator)
• Externe Personen können am Webmeeting teilnehmen
• Der Zutritt zum Webmeeting ist geschützt und nur mit Einladung/Password/PIN möglich

Gruppen-Chat

Die Lösung unterstützt die Einrichtung und Nutzung eines Gruppen-Chats mit folgenden Anforderungen:

• Interne Mitarbeiter und externe Personen können am Chat teilnehmen
• Der Austausch von (kleinen) Dateien direkt im Chat ist möglich
• Der Zutritt ist geschützt und nur mit Einladung/Password/PIN möglich
• Die Verfügbarkeit der Gruppenmitglieder ist ersichtlich
• Ein „Nicht stören“ Modus ist verfügbar, um den Gruppenmitgliedern ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen
• Die Chat-Gruppe kann von einem Chat-Moderator eigenständig verwaltet werden

Interne Websites

Die Lösung unterstützt die Einrichtung und Nutzung von internen Websites für Teams, Abteilungen, Projekte mit folgenden Anforderungen:

• Wiki zur Dokumentation und Verteilung von Wissen
• Dokumentenbibliothek zur Ablage von Dokumenten
• Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer wird unterstützt
• Interne Mitarbeiter und externe Personen können auf die Website zugreifen
• Der Zutritt zur Website und die Inhalte sind geschützt und nur mit Einladung/Password/PIN möglich
• Die Website kann von einem Website-Administrator eigenständig verwaltet werden

Technische Anforderungen, Schnittstellen

Server / Storage – Infrastruktur

Bei Installation auf bestehender Hardware bitte hier ergänzen:

• Beschreibung der vorhandenen Server und Storage
• Spezifikation der Einbindung in die Backup-Lösung

Wenn Software-as-a-Service Lösung gewünscht ist:

• Die Lösung ist auf redundanten Servern und Storage in einem sicheren Rechenzentrum installiert
• Die Lösung ist 7×24 verfügbar und ein Ausfall dauert max. 24 Stunden
• Alle Daten werden zumindest täglich gesichert und Backups können über einen frei definierten Zeitraum aufbewahrt werden
• Die Lösung ist mit IT-Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand-der-Technik geschützt (Anti-Virus, Anti-Malware, DDoS, zeitnahe Installation von Updates etc.)
• Der Anbieter ist zertifiziert nach ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 27018 (Datenschutz), SSAE 16 (Service Organisation Audit) oder Eurocloud Star Audit

Endgeräte

Die Lösung ist verwendbar mit:

• PC und Notebook (Windows 10)
• Tablet (iOS, Android)
• Smartphone (iOS, Android)

Benutzerverwaltung

Die Lösung kann mit einem LDAP/Active Directory Server verbunden werden. User und Passwörter müssen nicht zusätzlich in dieser Lösung verwaltet werden.

Die User-Authentifizierung erfolgt über den LDAP/Active Directory Server.

Mail-Server

Die E-Mail-Client Software kommuniziert mit einem vom Kunden definierten E-Mail-Server.

Sprachunterstützung

Definieren Sie, welche Sprachen die Lösung unterstützen muss:

• Deutsch
• Englisch

IT-Sicherheit, Datenschutz

Zusätzlich zu den genannten Anforderungen gelten folgende allgemeine Anforderungen:

• Der Anbieter unterstützt die Einhaltung des DSGVO und bietet entsprechende Nachweise und Zertifikate (EU-US-Privacy-Shield etc.)
• Der Datenzugriff von nicht authentifizierten Usern wird verhindert
• Ein Login von Benutzern muss verhindert werden, wenn diese im LDAP/Active Directory gesperrt sind
• Passwörter und andere sicherheitskritische Daten dürfen nur verschlüsselt gespeichert werden
• Alle personenbezogenen Daten können verschlüsselt gespeichert werden
• Jede Kommunikation zwischen Endgeräten, Server und anderen IT-Systemen (Schnittstellen) erfolgt verschlüsselt
• Die Suche und Löschung von personenbezogenen Daten wird unterstützt (Suchen, Bericht, Löschung)

Anforderungen zum IT-Betrieb

Definieren Sie, wie Sie die Team- und Office-Software implementieren wollen:

• Software-Installation auf den Endgeräten
  • Installierte Software ist umfangreicher und meist besser zu bedienen, d.h. vor allem für Viel-Nutzer interessant
  • Es entsteht Aufwand für die SW Installation und Updates
• Nutzung über den Browser
  • Für Wenig-Nutzer meist ausreichend
  • Kein Aufwand für die Installation und Updates

• Eigene Server
  • Sie müssen die Server für die Implementierung zur Verfügung stellen
  • Es entsteht Aufwand für Installation, Updates und die Sicherstellung des Betriebs
  • Die Daten liegen auf ihren Servern
  • Reduktion der Abhängigkeit von Dritten
• Software as a Service (Cloud-Service)
  • Initial-Setup und ggf. auch Datenmigration notwendig
  • Die Daten liegen auf den Servern des Herstellers
  • Der Hersteller/Anbieter kümmert sich um den professionellen Betrieb der Server

Software-Auswahl

Markt-Recherche

Produkte am Markt finden Sie am besten per Suche im Internet mit folgenden Begriffen:

• Office Software
• Groupware
• Collaboration Suite
• E-Collaboration
• Video-Konferenz
• Chat

Ein paar populäre Lösungen zur Installation auf den eigenen Geräten:

Populäre Cloud-Lösungen:

Überlegungen zur Auswahl

Die Anbieter Cisco, GoToMeeting, Microsoft, Slack, Zoom haben sich dem EU-US-Privacy-Shield unterworfen.

Nur manche Cloud-Service-Produkte erfüllen alle oben genannten Anforderungen in einem Produkt.

Mit dem Einsatz von Open-Source Lösungen braucht es die Kombination von verschiedenen Produkten, um alle Anforderungen abzudecken. Der Vorteil dabei ist, dass Sie das beste Produkt für die jeweilige Funktion auswählen können. Nachteilig ist der deutlich höhere Aufwand im Betrieb, da Sie sich um viele Produkte kümmern müssen.

Tipps zur Auswahl von Cloud-Services finden Sie auch unter Cloud Computing für KMU.

Implementierung

Die Software-Installation auf den Endgeräten kann ggf. von den Anwendern auch selbst durchgeführt werden. Erstellen Sie dazu eine kurze Anleitung.

Die Installation und Konfiguration der Software auf dem Server sollten Experten übertragen, wenn Sie nicht gerade freie IT-Ressourcen haben und möglichst unabhängig sein wollen.

Allgemeine Informationen zur Implementierung finden Sie hier.

Betrieb

Wenn Sie ein Cloud-Service nutzen, sind die meisten Aufgaben zum IT-Betrieb beim Cloud-Service-Anbieter. Achten Sie hier allerdings auf die Verantwortung für das Backup.

Generelle Tipps zum IT-Betrieb finden Sie hier.

Backup

Sorgen Sie (auch bei Nutzung eines Cloud-Service) dafür, dass ihre Daten ordentlich gesichert werden (siehe Backup).

IT-Monitoring

Die Server sollten mit einer Monitoring Lösung (z.B. Nagios) überwacht werden, um Speicher-Engpässe und Fehler von Diensten rasch erkennen und beheben zu können.

IT-Administration

Bedarfsorientierte Tätigkeiten wie User Verwaltung, Anpassung der Konfiguration, Speicherverwaltung.

Installation von Software-Updates

Vor allem sicherheitskritische Updates sollten rasch nach deren Veröffentlichung installiert werden.

Da potenziell jedes Update eine Fehlfunktion hervorrufen kann, sollte vorher eine Komplett-Sicherung durchgeführt werden. Wenn eine Virtualisierungslösung (z.B. VMware) eingesetzt wird, kann stattdessen ein Snapshot durchgeführt werden.

Kosten

Die Kosten hängen stark von der ausgewählten Lösung ab. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der jeweiligen Kostenpositionen.

Produkte zur Installation auf dem eigenen Server

• Software-Lizenzen (einmalig, wiederkehrend)
• Support und Updates (wiederkehrend)
• Installation/Einrichtung Server
• Installation/Einrichtung End-Geräte
• Schulung
• IT-Betrieb

Software as a Service (Cloud-Service)

• Nutzungsentgelt inkl. Support, Updates und IT-Betrieb (wiederkehrend)
• Zusätzliche nutzungsabhängige Kosten z.B. Speicherplatz (wiederkehrend)
• Installation/Einrichtung Server
• Installation/Einrichtung End-Geräte
• Schulung