Nach dem Go-live ist ein Projekt noch nicht abgeschlossen! In der Projektabschluss-Phase gilt es den Betrieb des neuen IT-Systems sicherzustellen, aufzuräumen und mit dem Projektteam zu reflektieren.
IT-Betrieb sicherstellen
Sorgen Sie für die ordentliche Übergabe vom Projektteam an das IT-Betriebsteam:
- Dokumentation der Implementierung
- Anforderungen an Verfügbarkeit
- Ggf. offene Punkte aus der Implementierung
- Vereinbarungen mit den Lieferanten
Ebenso sollen Sie für wichtige Applikationen einen Applikationsverantwortlichen definieren.
Weitere Tipps finden Sie unter IT-Betrieb.
Data Management planen
Sie sollten sich zum Projektende auch Gedanken über das Data Management machen: Wie wird sichergestellt, dass die Daten von Anwendern wie spezifiziert erfasst werden?
Tipps zu typischen Problemen im Data Management finden Sie hier.
Meetings mit Key-Usern planen
Oft bleiben zu Projektende noch einige Punkte offen und müssen erst im Betrieb gelöst werden. Bereits zu Projektende geplante Meetings mit den Key-Usern beugen dem Frust vor, dass „nach Projektabschluss eh nichts mehr passiert“.
Auch um die Anwendung weiterzuentwickeln sind regelmäßige Meetings mit den Key-Usern sinnvoll, um ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
Reflexion mit dem Projektteam, Lessons learned
Es ist wichtig, die Erfolge zu Feiern und die Leistungen des Projektteams zu würdigen. Daher ist eine Projektabschluß Feier auch sinnvoll.
Bei dieser Gelegenheit sollten Sie das Erlebte mit dem Team reflektieren:
- Wurden die Projektziele erreicht?
- Welche Punkte sind noch offen?
- Was ist im Projekt gut gelaufen?
- Was hätten wir besser machen können?
- Bei ähnlichen Projekten in der Zukunft: was sollten wir anders machen?
Aufräumen
Wenn eine bestehende IT-Lösung mit diesem Projekt abgelöst wurde, dann gibt es einiges aufzuräumen:
- Alte IT-Systeme „archivieren“ bzw. abbauen
- Obsolete Verträge beenden
- Betriebsdokumentation aktualisieren und nicht mehr benötigte Dokumentation als „alt“ kennzeichnen
- Obsolete Regelungen außer Kraft setzen
- Obsolete wiederkehrende Berichte deaktivieren
Formeller Projektabschluss
- Abschluss durch die Buchhaltung
- Abschlussmeldung gegenüber Projektauftraggeber