Planung von IT-Projekten

Wie Sie das Projekt-Team zusammenstellen. Tipps zur Beschaffung von Ressourcen, wenn das mit den bestehenden Mitarbeitern nicht machbar ist.

Ressourcensituation prüfen

Bevor Sie mit der Zusammenstellung des Projektteams beginnen, sollten Sie die Ressourcensituation prüfen. Unter „Wieviel Projekte verträgt ein Unternehmen“ finden Sie ein paar Überlegungen dazu.

Wenn bereits jetzt klar ist, dass die bestehenden Ressourcen für die zusätzliche Projektarbeit nicht ausreichen, dann sollten Sie

  • Zusätzliche Ressourcen suchen oder
  • Das IT-Projekt gleich gar nicht zu starten.

Bedenken Sie bei der Ressourcenplanung auch, dass der Zeitaufwand für das Projekt nicht in jeder Phase gleich ist. Wenn zu Projektstart die vorhandenen Ressourcen gerade noch so ausreichen, dann müssen Sie mit einer (zeitweisen) Überlastung der Ressourcen rechnen.

Wenn das Projekt dringend ist, dann sollten Sie rechtzeitig die Ressourcen für das IT-Projekt aufstocken.

Ein Ressourcen-Puffer für das Projekt schafft auch Sicherheit. Projektteam-Mitglieder könnten ausfallen oder anderswo dringender benötigt werden.

Das Projekt-Team

Leitung

Der Projektauftraggeber und der Projektleiter übernehmen die Leitung des Projekts mit folgenden Verantwortlichkeiten:

  • Der Projektauftraggeber muss
    • das Projekt finanzieren
    • Abweichungen vom Projektauftrag ausdrücklich zustimmen
    • Letzte Entscheidungsinstanz im Projekt, wenn das Team und der Projektleiter keine Einigung erzielen
  • Der Projektleiter hat die Aufgaben
    • das Projekt lt. definiertem Projektauftrag umzusetzen
    • die definierten Ziele mit dem Team zu erreichen
    • das Budget und die Termine einzuhalten
    • dem Projektauftraggeber laufend über den Projektstatus zu berichten
    • wesentliche Abweichungen vom Projektauftrag mit dem Projektauftraggeber abzustimmen

Mitglieder und Mitarbeiter

Im Projektteam finden sich:

  • Vom Projekt betroffene Mitarbeiter aus Fachbereichen und IT
  • Für das Projekt engagierte Fachleute (intern, extern)
  • Qualitäts- und Prozessmanagement-Beauftragte (optional)
  • Sicherheitsbeauftragte (optional)
  • Finanz-Controller (optional)

Es macht Sinn, zwischen Projekt-Team-Mitgliedern und Projekt-Mitarbeitern zu unterschieden:

  • Wenn Personen nur für einzelne Aufgaben (zeitweise) im Projekt benötigt werden, dann sind diese Projekt-Mitarbeiter
  • Projekt-Mitarbeiter müssen bei Projektteam-Sitzungen nur bei Bedarf teilnehmen. Es reicht sie laufend über den Status zu informieren.

Teamgröße

Ein Projektteam hat idealerweise nicht mehr als 9 Mitglieder (7 +/- 2 Regel). Dabei sind die Projekt-Mitarbeiter nicht mitgezählt.

Der Hintergrund ist, dass bei mehr als 9 Mitgliedern der Koordinationsaufwand deutlich steigt. Z.B. ist das Finden von Terminen für Projektteam-Meetings mit vielen Personen deutlich schwerer.

Weiters steigt mit einem großen Projektteam die Gefahr, dass sich manche Mitglieder auf Kosten anderer zurücklehnen (Soziales Faulenzen).

Starten Sie deshalb mit einem möglichst kleinen Team und erweitern Sie dieses später, falls nötig.

Ressourcenbeschaffung für das Projekt

Sie haben folgende Möglichkeiten, Ressourcen für Ihr Projekt zu beschaffen:

IT-Mitarbeiter einstellen

Sie suchen einen kompetenten IT-Mitarbeiter, der als erste Aufgabe die Mitarbeit im Projekt bekommt.

Pro:

  • Im Gegensatz zu temporären Ressourcen bleibt der Mitarbeiter im Unternehmen und kann den Betrieb der IT-Lösung nach Abschluss des Projekts unterstützen.
  • Damit sind ggf. auch Ressourcen für weitere Projekte vorhanden.
  • Sofern der neue Mitarbeiter gut ausgelastet ist, sind die Kosten in dieser Variante am günstigsten.

Kontra:

  • Ein Mitarbeiter mit den für das Projekt erforderlichen Kompetenzen muss erst gefunden werden
  • Es ist eine Herausforderung, kompetente Mitarbeiter längerfristig im Unternehmen zu halten.
  • Nur ein Mitarbeiter ist ev. nicht ausreichend für die Aufgabe: Für den IT-Betrieb sind typischerweise mehrere IT-Mitarbeiter notwendig, um Urlaub, Krankenstand und rund-um-die-Uhr (7×24) IT-Betrieb sicherzustellen.
  • Gute Mitarbeiter sind oft binnen kurzer Zeit mit der täglichen Arbeit so ausgelastet, dass wenig Zeit für Projektarbeit bleibt.

Fazit:

IT-Kompetenz im Haus ist für das Unternehmen von Vorteil, womit zumindest ein guter IT-Mitarbeiter immer seine Berechtigung hat. Je nach Größe der Mannschaft müssen ggf. zusätzliche IT-Dienstleister eingebunden werden.

Externen IT-Fachmann (Berater/Consultant/Freelancer) für das Projekt engagieren

Sie engagieren einen neutralen, sozial und fachlich kompetenten IT-Fachmann für das Projekt. Wie der Architekt beim Hausbau sollte der IT-Fachmann nicht auch die Umsetzung/Lieferung der IT-Lösung machen.

Pro:

  • Der IT-Fachmann kann genau für die benötigten Kompetenzen ausgewählt werden.
  • Die Kosten sind für die Projektlaufzeit limitiert.
  • Der IT-Fachmann kann sich auf die IT-Projektarbeit konzentrieren.
  • Im Vergleich zu einem Lösungsanbieter wird ein neutraler IT-Fachmann die Interessen seines Auftraggebers vertreten.
  • Die typische Vorgangsweise eines IT-Fachmanns ist, viel Zeit in die Analyse und Spezifikation zu investieren. Dadurch sinkt das Risiko, eine unpassende Lösung zu implementieren.

Kontra:

  • Der IT-Fachmann kostet mehr als ein eigener Mitarbeiter, vor allem, wenn der IT-Fachmann in Vollzeit engagiert ist.
  • Nach Projektende sind das Know-how und die Arbeitskraft des IT-Fachmanns wieder weg. Darunter leiden ggf. der IT-Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Lösung.
  • Eine ausgedehnte Analyse- und Spezifikationsphase verursacht ggf. hohe Kosten.

Fazit:

Der IT-Fachmann kann Expertise und Erfahrung in das Projekt einbringen und für ein bestmögliches Ergebnis im Sinne Ihres Unternehmens sorgen.

Bei der Auswahl des IT-Fachmannes sollte auf Seriosität und Kompetenz (fachlich und sozial) geachtet werden. Hinterfragen Sie deshalb persönlich die Angaben des IT-Fachmannes bei den Referenzenkunden.

Der Projektleiter muss auf einen wirtschaftlich sinnvollen Umfang der Analyse- und Spezifikationsphase achten.

Beratung durch den IT-Lösungsanbieter, Projektleistungen vom Anbieter zukaufen

IT-Lösungsanbieter (IT-Hersteller, Systemhäuser) beraten potenzielle Käufer oft kostenlos, da sie auf ein Geschäft hoffen. Viele IT-Anbieter haben auch IT-Fachleute für die Umsetzung, womit ggf. „alles aus einer Hand“ gekauft werden kann.

Pro:

  • Die kostenlose Beratung hilft ihrem Unternehmen Kosten zu sparen.
  • Einfache Beschaffung, wenn „alles aus einer Hand“ gekauft wird.

Kontra:

  • Der IT-Lösungsanbieter wird versuchen, die kostenlose Beratungsleistung minimal zu halten. Das schlägt sich meistens in unzureichender Analyse und Spezifikation der IT-Lösung nieder.
  • Der Anbieter wird nur IT-Lösungen vorschlagen, welche er auch selbst liefern kann. Das ist dann aber eventuell nicht die beste Lösung für ihr Unternehmen.
  • Ohne eigene IT-Kompetenz im Unternehmen fällt es schwer, das Angebot und die Leistungen des IT-Lösungsanbieters zu bewerten. Damit steigt das Risiko, dass eine unpassende IT-Lösung implementiert wird.

Fazit:

Ein „Happy End“ des Projekts ist sehr von der Seriosität und Erfahrung des IT-Lösungsanbieters abhängig. Aber auch dann kann eine verkürzte Analyse („es ist eh so viel klar“) zu nicht zufriedenstellenden Lösungen führen.

Riskant ist diese Variante, wenn Sie keine IT-Kompetenz im Unternehmen haben und dem IT-Lösungsanbieter einfach nur vertrauen.

Kombination eigener IT-Mitarbeiter und externer IT-Fachmann im Projekt-Team

Wenn Sie im Unternehmen IT-Kompetenz aufbauen wollen, so ist die Anstellung eines IT-Mitarbeiters sinnvoll.

Sollte ihr IT-Team nicht ausreichend Know-how zur Umsetzung des IT-Projekts haben, so könnte ein externer IT-Fachmann punktuell unterstützen. Ziel sollte dabei der Know-how-Transfer vom IT-Fachmann an das IT-Team sein. Wichtig dafür ist, dass die „auszubildenden“ IT-Mitarbeiter eine aktive Rolle im Projekt haben.

Kombination eigener IT-Mitarbeiter und IT-Dienstleister im Projekt-Team

Dabei übernehmen die eigenen IT-Mitarbeiter die Steuerung der IT-Dienstleister. Der Fokus der eigenen IT-Mannschaft liegt auf IT-Architektur und strategischen Entscheidungen, weniger auf Expertenwissen zu den eingesetzten Produkten.

Die Kontrolle bleibt damit im Unternehmen und Sie sind den IT-Dienstleistern nicht gänzlich ausgeliefert.

Kombination externer Projektleiter/IT-Fachmann und IT-Dienstleister im Projekt-Team

Das ist dann sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine IT-Kompetenz oder keine für das Projekt verfügbaren IT-Mitarbeiter haben. Das entspricht der Konstellation Bauherr – Architekt – Baumeister/Handwerker im Baugewerbe.

Der neutrale IT-Fachmann (extern) sollte dabei die Projektleitung übernehmen und bei der Analyse und Spezifikation mitarbeiten. Wichtig ist hier, dass er die Interessen Ihres Unternehmens (des Auftraggebers) vertritt.

Die Implementierung der IT-Lösung erfolgt mithilfe eines oder mehrerer IT-Dienstleister.

Externe Mitarbeiter finden

Portale für die Suche von Freelancern sind:

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