Mit den Lieferanten klären Sie im Rahmen der Feinspezifikation möglichst viele Details zur Implementierung der IT-Lösung. Das Ergebnis dokumentieren Sie im Pflichtenheft.
Ziele für die Feinspezifikation
Mit Abschluss der Feinspezifikationsphase sollte folgendes erreicht sein:
- Es wurde festgelegt, wie das System im Detail aussehen soll
- Wenn mehrere Möglichkeiten zur Erfüllung einer Anforderung existieren, wurde eine Variante gewählt
- Anforderungen aus dem Lastenheft wurden für die ausgewählte Anwendung konkretisiert
- Die Anforderungen sind so konkret und messbar formuliert, dass diese beim Abnahmetest objektiv mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ bewertet werden können
- Die Detailspezifikation wurde in einem Pflichtenheft dokumentiert, welches von Auftraggeber und Auftragnehmer als Basis für die Implementierung anerkannt wird
- Ein detaillierter Projektplan (Aufgaben, Verantwortungen, Zeitplan) wurde erstellt
- Die Vorgangsweise zur Abnahme des Systems ist definiert (weitere Infos dazu finden Sie hier)
Festlegen, wie das System im Detail aussehen soll
Zur Abstimmung der konkreten Anforderungen sind eine Reihe von Workshops mit den Projektteams von Auftraggeber und Lieferant notwendig.
Um die Effizienz in dieser Phase zu erhöhen, sollten Sie die Arbeit aufteilen:
- Bilden Sie Arbeitsgruppen zu Themenbereichen
- Die Lösung bzw. Lösungsoptionen werden von den Arbeitsgruppen separat dokumentiert und dem gesamten Projektteam präsentiert
- Abgestimmte Ergebnisse werden in das Pflichtenheft aufgenommen
Welcher Detaillierungsgrad ist für ein Pflichtenheft sinnvoll?
Auch eine sehr hohe Genauigkeit des Pflichtenhefts ist leider keine Garantie für die Fehler- oder Problemlosigkeit einer IT-Lösung. Das Pflichtenheft ist leider nicht der alleinige Einflussfaktor für das Ergebnis.
Ein Restrisiko bleibt, auch wenn das Pflichtenheft sehr detailliert ist.
Um für die Erstellung des Pflichtenhefts das „richtige Maß“ zu finden, sollten Sie die Abnahme der IT-Lösung simulieren:
- Das Pflichtenheft wird mit dem Fokus auf „Was muss am Schluss vorhanden sein?“ erstellt
- Definieren Sie, wie und anhand welcher Kriterien die IT-Lösung geprüft und abgenommen wird
Anforderungen messbar formulieren
Kriterien, welche eine starke Auswirkung auf das Gesamtsystem oder den geplanten Einsatzzweck haben, müssen eindeutig und ggf. auch von Dritten (objektiv klar) als „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ beurteilt werden können.
Beispiele für problematische Anforderungen:
- „Kurze Reaktionszeit des Systems“ ist wenig spezifisch und nicht objektiv messbar. Die Anforderung sollte besser mit konkreten Messwerten wie „Der Start der Applikation bis zur Eingabebereitschaft dauert max. 10 sec“ definiert werden.
- „Das System nutzt state-of-the-art Technologie“ ist wenig spezifisch. Besser sollte die konkret geforderte Technologie als Anforderung definiert werden.
- „Die Datensicherheit ist gewährleistet“ ist ebenfalls wenig spezifisch. Anstatt dieser Formulierung könnte auf spezifische Standards (z.B. ISO27001, BSI Grundschutzkataloge) verwiesen werden. Noch besser ist es, die konkreten Security-Anforderungen zu definieren.
Daten-Schnittstellen
In dieser Phase müssen auch die Schnittstellen zu den anderen Systemen im Detail spezifiziert werden.
Binden Sie dazu die jeweiligen System-Experten ein und lassen Sie die fertigen Schnittstellen-Spezifikationen von allen relevanten Stakeholdern prüfen.
Kriterien für gute Anforderungen
Wenn Sie hierzu mehr wissen wollen, dann empfehle ich Ihnen sich Requirements Engineering Know-how zulegen.
Offene Punkte nach der Feinspezifikation
Obwohl es ideal wäre, können in der Praxis nicht alle Details zur Implementierung vorab geklärt werden. Eine hohe Komplexität oder auch fehlendes Abstraktionsvermögen hindern daran.
Gehen Sie mit offenen Punkten wie folgt um:
- Wenn ein Detail wenig Auswirkung auf die Implementierung hat, dann lassen Sie diesen Punkt offen und notieren Sie diesen in der Feinspezifikation für die spätere Klärung (Aufnahme in die Task-Liste).
- Wenn Sie eine Präferenz für eine Variante haben, aber die Entscheidung dafür noch nicht treffen wollen, dann nehmen sie die präferierte Variante als vorerst entschieden an. Definieren Sie, wann diese Entscheidung überprüft werden soll (Aufnahme in die Task-Liste).
Detaillierter Projektplan
Die Erstellung des Pflichtenhefts bringt mit sich, dass manche Details anders umgesetzt werden als ursprünglich geplant. Auch ist manches erst jetzt so konkret, dass damit eine genaue Planung gemacht werden kann.
Generelle Hinweise zu Projektmanagement Methoden und Tools finden Sie unter Projektmanagement.
Arbeitspakete
Überprüfen und adaptieren Sie mit dem Projektteam:
- die bestehenden Arbeitspaket-Spezifikationen
- ob neue Arbeitspakete notwendig sind
- ob bestehende Arbeitspakete nun obsolet sind
Überarbeitung Projektablaufplan (PAP), Meilensteine
Überarbeiten Sie den Projekt-Ablaufplan (GANTT-Chart, Balkenplan) unter Berücksichtigung:
- der Änderungen in den Arbeitspaket-Spezifikationen (Aufwand, Dauer, Ressourcen)
- der Verfügbarkeiten und Terminzusagen der Lieferanten
- eines Puffers für Unvorhergesehenes (Änderungen während der Implementierungsphase)
Projekt-Budget, Ressourcen
Prüfen Sie anhand der überarbeiteten Pläne, ob das für das Projekt verfügbare Budget und die Ressourcen noch ausreichen. Falls nicht müssen Sie mit dem Auftraggeber klären, wie diese angepasst werden können.
Sollte der Projekt-Auftraggeber einer Ausweitung des Budget- oder Zeitrahmens nicht zustimmen, bleibt Ihnen nur den Scope des Projekts zu reduzieren. Das bedeutet, dass das Pflichtenheft nochmals überarbeitet werden muss.