ERP-Lösung auswählen und implementieren

Eine ERP-Lösung bzw. ein Warenwirtschaftssystem unterstützt bei der Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Einkauf, Lagerhaltung, Auftragscontrolling usw. ERP Software ist auf Unternehmensgröße und Branche angepasst und damit gibt es viele Lösungen am Markt. Hier finden Sie Tipps zur Auswahl und Implementierung.

Ausgangssituation

ERP Systeme unterstützen die betriebswirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen. Dabei hängt die Funktionalität von der Branche ab, wofür die ERP Software angeboten wird.

Die Implementierung einer neuen ERP-Lösung ist ein Thema wenn z.B.

• Ein Unternehmen wächst, noch kein ERP im Einsatz ist und die Effizienz gesteigert werden soll
• Das bestehende ERP wesentliche Anforderungen nicht erfüllt und eine Erweiterung nicht möglich ist
• Für ein altes ERP System kein Support mehr verfügbar ist

Vorgangsweise zur Auswahl und Implementierung

Ziele definieren

Eine neue ERP Lösung sollte sorgfältig gewählt werden, denn diese ist oft für 10 Jahre und länger im Einsatz.

Daher ist es wichtig, am Beginn die Ziele und Rahmenbedingungen in einem Projektauftrag zu definieren.

Cloud-Lösung oder ERP selbst betreiben?

Ob eine Cloud-Lösung infrage kommt, sollten Sie mit dem Projektauftrag klären.

Für eine Cloud-Lösung spricht:

• Sie müssen sich nicht um den IT-Betrieb kümmern, welcher meist hohe Anforderungen erfüllen muss (7×24 Betrieb, laufende Überwachung und proaktives Service, schnelle Wiederherstellung bei Fehlern)
• Geringere-keine Investitionskosten, da keine HW und SW-Lizenzen gekauft werden müssen
• Die Cloud-Lösung wird laufend aktualisiert (Updates und Upgrades)
• Die Lösung ist typischerweise schneller implementiert
• Cloud-Lösungen beinhalten Maßnahmen für Datenschutz und IT-Sicherheit

Gegen eine Cloud-Lösung spricht:

• Sie können auf das ERP nur zugreifen, wenn die Internet-Anbindung funktioniert. D.h. ein Ausbau der Internet-Anbindung ist ggf. notwendig.
• Ihre Geschäftsdaten sind bei Dritten gespeichert
  • Die Zuverlässigkeit und Sorgfalt des Anbieters sind kritisch
  • Sie müssen sicherstellen, dass der Anbieter die Grundsätze der DSGVO einhält
• Sie können Updates und Upgrades des ERP Systems meist nicht verhindern, was Änderungsdruck z.B. für Schnittstellen zu anderen Systemen auslöst

Zum Thema Kosten kann keine allgemeine Aussage getroffen werden. Zum Vergleich müssen Sie eine ERP-Lösung in den Varianten Cloud-Service und „eigener IT-Betrieb“ vergleichen.

Definition der Anforderungen

Ausgangspunkt zur Anforderungsdefinition sollten die Abläufe in Ihrem Unternehmen sein. Die ERP-Lösung muss die Geschäftsabläufe unterstützen und wahrscheinlich möchten Sie mit der Implementierung auch bestehende Probleme lösen und Schwachstellen verbessern.

Die formelle Analyse der Ist-Situation hilft Ihnen, die Schwachstellen zu finden und die Basis für die Definition der Anforderungen zu schaffen.

In dieser Phase sollten Sie sich nicht zu sehr an bestehenden ERP-Lösungen orientieren, da besondere Anforderungen Ihres Unternehmens dabei leicht vergessen werden.

Die Anforderungen dokumentieren Sie in einem Lastenheft.

Software-Auswahl

Mithilfe des Lastenhefts können Sie nach passenden ERP-Lösungen am Markt suchen und die Anbieter zur Angebotslegung einladen.

Weitere Tipps dazu finden Sie unter Angebote einholen, Auftrag vergeben.

Implementierung

Da die konkrete Umsetzung stark von der auswählten ERP-Lösung abhängt, sollten Sie mit dem Lieferanten unbedingt ein Pflichtenheft erstellen.

Weitere Tipps zur Implementierungsphase finden Sie hier.

Betrieb

Tipps zum IT-Betrieb finden Sie hier. Wenn Sie ein Cloud-Service nutzen, sind diese Aufgaben beim Cloud-Service-Anbieter.

Beispiel

Der Auftraggeber im Beispiel

• IT-Handelsunternehmen mit 12 Mitarbeitern
• Unternehmensgegenstand
  • IT-Warenhandel mit beratender B2B-Verkauf im Außendienst
  • IT-Serviceleistungen
    • Basis-Installation/Lieferung mit eigenen IT-Technikern
    • komplexe IT-Services werden zugekauft
• Verkaufsmarge dank Services deutlich über dem reinen IT-Handel (ca. 10 %)
• Hauptsächlich Stammkunden-Geschäft
• Webshop wurde als Versuchsballon 2017 gestartet

Wo zwickt’s beim Handelsunternehmen?

• Neukunden werden benötigt -> der Webshop soll dazu ausgebaut werden
• Mangelnde Effizienz bei Webshop-Aufträgen, da kein automatischer Datenaustausch
• Keine Lagerstände im Webshop verfügbar, nur Standard-Lieferzeiten sind genannt. Das ist nicht state-of-the-art
• Auftragsabwicklung dauert ca. 3 Arbeitstage und damit deutlich länger als der Marktdurchschnitt
• Bestehendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) wurde 1999 implementiert und wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt

Projekt-Idee: ERP-Neu

• Anschaffung eines neuen WaWi Systems, um für die Zukunft gerüstet zu sein und den Betrieb sicherzustellen
• Integration des Webshops mit einem neuen WaWi System, um folgendes zu erreichen:
  • automatische Datenübernahme vom Webshop ins WaWi
  • Verkürzung der Auftragsabwicklungsdauer auf max. 2 Arbeitstage
  • Anzeige kurzer Lieferzeiten im Webshop für aktuell lagernde Artikel
  • Sofort-Freigabe von Lieferungen bei Online-Zahlungen

Dokumente zum Beispiel